W tekście “Księgowi piszą do premiera – prosimy o dłuższe terminy, bo są ryzyka zdalnej pracy księgowych.” zamieszczonym w serwisie Cyfrowy Fiskus https://cyfrowyfiskus.pl/ksiegowi-pisza-do-premiera-prosimy-o-dluzsze-terminy-bo-sa-ryzyka-zdalnej-pracy-ksiegowych/ zamieściliśmy uzasadnienie, jakie Stowarzyszenie Księgowych w Polsce dołączyło do prośby o wydłużenie ustawowych terminów złożenia deklaracji i sprawozdań. Solidaryzujemy się z księgowymi i innymi pracownikami działów finansowych.
W Klubie Dyrektorów Finansowych “Dialog” widzimy też głębsze przyczyny ich dzisiejszych kłopotów z pracą zdalną. Poniżej wskazujemy na niektóre z nich, aby stały się priorytetem do załatwienia, gdy sytuacja w kraju unormuje się.
Jest korzystniej dla biznesu, gdy firma działa w środowisku uporządkowanych i zoptymalizowanych procesów oraz cyfrowych dokumentów. Aktualne przymusowe ćwiczenia pracy zdalnej wymownie pokazują, co nie zostało zrobione w tej sprawie.
A wracając do wspomnianych uzasadnień:
- Nie wszystkie firmy korzystają z elektronicznego obiegu dokumentów i mają w pełni zdigitalizowane umowy. W wielu wypadkach księgowanie transakcji wymaga wglądu do papierowych dokumentów…. pozostających w biurach.
Obecna wymuszona organizacja pracy boleśnie obnażyła, jak niski jest stopień cyfryzacji firm w Polsce. Po powrocie do normalności, zbudujmy nowe procesy, upraszczając dotychczasowe, eliminując zbędne lub niefunkcjonujące obecnie czynności i zależności, ograniczając wykorzystanie zasobów. Wykorzystajmy wreszcie technologię. Cyfryzujmy komunikację i obiegi dokumentów. Digitalizujmy dokumenty i automatyzujmy pracę. Zabezpieczmy się na ewentualne braki i awarie oraz braki kadrowe czy nieobecności w pracy i utrudnienia w komunikacji.
Domagajmy się zmiany przepisów a przede wszystkim Kodeksu Cywilnego, co jest konieczne do zwiększenia poziomu digitalizacji obiegu “dokumentów”. Dla wielu czynności jest zastrzeżona forma pisemna lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
- Uruchomienie zdalnych pulpitów u pracowników pozostających w domach nie zawsze jest możliwe z uwagi na ochronę danych – wszelkich, osobowych, finansowych, handlowych, itd.
Powyższe jest nieprawdą, widać jak potężny jest brak wiedzy na ten temat. Uzupełnijmy ją, rozpropagujmy.
W wielu przedsiębiorstwach używa się – nawet “lokalnie” w biurze – pulpitów zdalnych. To zwiększa bezpieczeństwo, a nie zmniejsza. Umożliwia pracę prawie na dowolnej końcówce w sposób bezpieczny. Co więcej, nie zawęża ona w żadnym wypadku możliwości pracy, a nawet zwiększa je, gdyż końcówka (laptop czy komputer) nie jest prawie w ogóle obciążany. Może być tak ustawione, że nic na nim sie nie zapisuje, a nadzór nad wykonywaną pracą jest zapewniony, gdyż administrator dokładnie wie co i kto oraz kiedy robi, a nawet może to rejestrować, włącznie z audio i video. Dla wielu nieznających tej technologii budzi ona obawy, podczas gdy w wielu rozproszonych organizacjach jest standardem.
- Ze zdalnych pulpitów nie ma możliwości wysłania deklaracji.
To też nie jest prawda. Wszelkie potrzebne urządzenia do potwierdzania tożsamości czy pliki mogą być bezpiecznie przechowywane i podłączone na serwerach w chmurze. Firmy, które nie mają infrastruktury chmurowej własnej powinny się zdecydować na podjęcie współpracy z data center. Specjaliści z takich centrów rozwiążą tego rodzaju problem.
Brak wiedzy i irracjonalna niechęć do rozwiązań chmurowych są dużą barierą cyfryzacji firm.
- Wszystkie procesy decyzyjne trwają dłużej i nie gwarantują najwyższej jakości ze względu na zawieszenie sprawdzonych procedur i normalnej komunikacji między pracownikami oraz między pracownikami i otoczeniem.
Praca zdalna może zwiększa wydajność. Trzeba tylko chcieć i przyłożyć się do jej właściwego wdrożenia. Kluczem jest odpowiednia jej organizacja, a nie stosowanie tych samych zasad jak w pracy w biurze. Komunikacja na komunikatorach, jak Whatsapp i wewnętrznych systemach jak Workplace, Slack, Trello, Asana (jest wiele) itp porządkuje pracę. Jednak nie stosujemy ich powszechnie.
To była nasza słabość zawsze, jednak teraz doskwiera nam w dwójnasób. Właściwa organizacja pracy i korzystanie z tych narzędzi IT – teraz boleśnie wymuszane – będzie dobrodziejstwem dla naszych biznesów, gdy już wrócimy do firm.
Napisaliśmy także, że nie wszystkie sieci internetowe wykorzystywane w warunkach domowych podołają wzmożonemu obciążeniu ze względu na ponadstandardową pracę zdalną i inną aktywność wirtualną mieszkańców – dorosłych i dzieci.
To jest prawda. Powinniśmy mocno poprawić wydajność sieci, ale nie “lądowych”. Na budowę sieci opartej o światłowody potrzeba czasu i środków oraz materiałów i urządzeń, a także wielu prac budowlanych i instalacyjnych.
Ale rozwiązaniem jest – sieć 5G. Potrzebne do tego jest rozwiązanie systemowe i prawne oraz umożliwienie finansowania produkcji urządzeń sieciowych w Polsce, zamiast bazowania na technologii importowanej. Potrzebna jest zmiana przepisów przetargowych w celu przyspieszenia wyłaniania polskich dostawców. Polska jest w tej dobrej sytuacji, że mamy specjalistów technicznych i informatyków, którzy są w stanie zbudować produkcję i sieć 5G lokalnie. Lobbujmy na rzecz tych zmian.