15.12 w gościnnych wnętrzach Fabryki Norblina w Warszawie – a konkretnie w KinoGram – rozpoczęliśmy V edycję Digital Finance Excellence, programu Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog”, dotyczącego usprawniania i automatyzacji procesów. Dwa tematy zdominowały naszą rozmowę: wdrażanie KSeF (systemu faktury ustrukturyzowanej) oraz wyniki klubowego badania „Jakie są największe korzyści, które firmy uzyskują dzięki automatyzacji procesów?”
Jak wynika w powyższych wyników firmy automatyzując procesy raczej nie oczekują, że wpłynie to na obniżenie kosztów. Są dwie generalne przyczyny tego stanu rzeczy.
Pierwsza – priorytetowym celem automatyzacji jest umożliwienie realizacji większej ilości zadań tym samym zespołem ludzi (brak konieczności zatrudniania nowych osób).
Druga – zakładamy że procesy są w większości stabilne, a są coraz bardziej zmienne i dynamiczne. Więcej na ten temat pisze Bartosz Radziszewski w serwisie DFE Dlaczego mało kto oczekuje, że automatyzacja procesów spowoduje obniżenie kosztów?
Anna Dutkowska z Kapituły KDF Dialog sformułowała główne zasady wyboru partnera do wdrażania KSeF w firmie.
Partner do wdrażania KSEF musi posiadać bardzo różnorodną wiedzę, np. podatkową, informatyczną, o procesach biznesowych i finansowych, ich analizie, usprawnianiu i automatyzacji. Z mojego punktu widzenia najwazniejsze kryteria wyboru to:
1. czy posiada dział doradztwa podatkowego lub współpracuje stale z firmą, która jest w stanie zapewnić kompleksowe wsparcie na wszystkich etapach wdrożenia narzędzi do obsługi faktur ustrukturyzowanych, a szczegolnie przy analizie spójności dostępnych danych z systemu z wymogami schemy.
2. czy jest to spółka, która posiada wsparcie grupy kapitałowej, jak duży zasięg i doświadczenie posiada na rynku polskim tzn. czy jest to godny zaufania partner biznesowy, z którym możemy spodziewać się możliwości wieloletniej współpracy.
3. czy posiada rekomendacje od partnerów biznesowych, z którymi wdrożył już to rozwiązanie – to nie jest warunek konieczny niemniej byłoby to zdecydowanie pomocne
4. czy oferuje inne rozwiązania wspierające raportowanie podatkowe i sprawozdawcze, z których w przyszłości można byłoby skorzystać (CIT, narzędzia wspierające kontrolę w podatku VAT, raportowanie pozostałych struktur np. JPK).
5. kluczowa jest w tym przypadku ocena oferowanych rozwiązań od strony IT min. pod kątem dostosowania tych narzędzi do wymagań i rozmiarów naszego przedsiębiorstawa. To na co warto zwrócić uwagę to szybkość reakcji ze strony dostawcy tych systemów na wypadek ich awarii oraz na inne elementy kontraktu z dostawcą, które są istotne dla zabezpieczenia ciągłości działania naszego biznesu.
