Od lat kieruję się kilkoma zasadami budując zespoły finansowe i operacyjne oraz zarządzając nimi.
Zatrudniając nową osobę patrzę w pierwszej kolejności na jej osobowość, a dopiero w drugiej na kompetencje merytoryczne. Uważam, że zespół – i firma – nie skorzysta nawet na najwyższych kompetencjach, jeśli ich posiadacz będzie miał niepożądane cechy, utrudniające współpracę i osiąganie celów. Chętnie przyjmuję osoby nastawione optymistycznie, z pozytywną energią, nie bojące się wyzwań, umiejące konstruktywnie kwestionować status quo, przyciągające do siebie innych ludzi.
Dobrze jak osoby w zespole różnią się: jeden jest lepszy w planowaniu, inny w realizacji, ktoś lepiej się potrafi wypowiedzieć, ktoś inny woli napisać, ktoś jest bardziej spostrzegawczy, a inny – dokładny. Uczą się od siebie nawzajem tego, w czym ktoś inny jest mocny. To bardzo podnosi efektywność. Oczywiście, zadaniem menedżera jest tak ułożyć osoby w procesie czy tak przydzielać zadania, aby ta nauka była możliwa oraz monitorować ten proces.
Braki w kompetencjach merytorycznych można nadrobić, ale pod warunkiem, że jest na to czas. Jeśli go nie ma, to osobowość oceniam na równi z kompetencjami.
Praca nad zespołem zajmuje najwięcej czasu w momencie objęcia stanowiska CFO w nowym miejscu. Wówczas musi on dobrze rozpoznać, jaka jest nieformalna hierarchia w zespole, kto posiada kluczowe informacje, kto jest centrum kontaktowym, itd. Wtedy również powinien rozstać się z osobami, które są absolutnie odporne na zmiany, nie akceptują ich i nie chcą się uczyć niczego nowego. Inaczej będą demotywować zespół. Im wyższe stanowisko zajmuje menedżer, tym bardziej jego sukces zależy od pracy podległego zespołu, od jego chęci i umiejętności wykonywania zadań. Więc również w swoim interesie powinien zadbać o taki dobór ludzi i organizację ich pracy, aby zespół był coraz sprawniejszy.
Efektywność pracy zależy również od technologii IT i specjalizacji.
Przyjąłem zasadę, że zespół wewnątrz firmy powinien zajmować się tylko tymi sprawami, które mają bezpośredni wpływ na biznes, które tworzą istotną wartość. Zadania i procesy, które są rutynowe, wystandaryzowane, powtarzalne, aczkolwiek konieczne, wykonuje dla nas wyspecjalizowana firma zewnętrzna. Są to np. księgowanie dokumentów i obsługa płatności, proces należności, księgowe zamknięcie miesiąca. Po dobrym definiowaniu i ustawieniu procesów – core business vs procesy wspierające – włączam się w te procesy wspierające tylko w razie nietypowych zjawisk czy transakcji, ewentualnie pojawienia problemów.
Objęcie systemami IT procesów jest absolutnie niezbędne nie tylko do tego, aby podejmować decyzje biznesowe na podstawie prawdziwych danych i na czas, ale również do tego, aby zwiększanie efektywności mogło być systematyczne. Systemy zapewniają transparentność i porównywalność, nie obarczoną ludzkimi emocjami, wadami, preferencjami. Gdy patrzymy na liczby, P&L, raporty sprzedaży musimy mieć pewność, ze wszyscy posługujemy się tymi samymi danymi. Jeśli pojawia się jakakolwiek wątpliwość co do wiarygodności danych rozmowa schodzi z obszaru merytorycznego na podważanie wiarygodności danych to można zapomnieć o konstruktywnej dyskusji o biznesie. Osiągniemy cel gdy: wszyscy widzą to samo, wszyscy znają reguły, wszyscy „grają na tym samym polu”.
Transparentność jest tak samo ważna z punktu widzenia zarządzania biznesem czy szczególnie finansami, jak i zarządzania ludźmi. Buduje w nich poczucie sprawiedliwości i partnerstwa. Mają wtedy chęć do pracy, do zmian, do podejmowania trudnych zadań. Nie ma podstaw do snucia jakiś negatywnych wizji czy podejrzeń.
Podsumowując, efektywny może być zespół, który:
– składa się z ludzi o odpowiednich kompetencjach i osobowościach (zróżnicowanie)
– pracuje w środowisku informatycznym zapewniającym pełną transparentność procesów i danych (oczywiście, z uwzględnieniem poziomu uprawnień)
– wykonuje zadania tworzące wartość dodaną dla biznesu.
No i pod zarządem rozumiejącego to wszystko CFO 😊
Mariusz Grajda, CFO w Estee Lauder CEN Region, uczestnik Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog”
……………………………………………………
Od redakcji. Polecamy też krótkie notatki ze spotkania KDF Dialog we Wrocławiu na ten sam temat
oraz z Poznania, a także zapraszamy na spotkanie w Warszawie 19.05.22