Kilka spostrzeżeń o realiach automatyzacji procesów w firmach ze spotkania KDF Dialog w Poznaniu

W grudniu 2022 zainicjowaliśmy kolejną edycję programu Digital Finance Excellence, usprawniania i automatyzacji procesów, mając nadzieję podpowiedzieć takie działania i rozwiązania, które pozwolą ograniczyć straty czy bariery rozwoju spowodowane niedoborem kadr. Firmy z wielu branż chciałyby zatrudnić więcej osób, a nie ma ich na rynku i raczej nie będzie.

W tym roku odbyły się już spotkania w kilku miastach – oddziałach Klubu – w Polsce. Mamy coraz więcej rekomendacji, jak modernizację procesów zrobić poprawnie, korzystnie i skutecznie. Mamy też coraz większą kolekcję haczyków, które wiążą się tymi działaniami.

W dyskusji w czwartek 26.01 w Poznaniu ważną myśl wypowiedział Michał Gawroński, dyrektor HC Cargo Polska (Robert Bosch), zwracając uwagę na jeden z takich haczyków:

„Jeśli w firmie jest gęsta sieć relacji społecznych, to paradoksalnie może to ograniczać chęć optymalizacji procesów. Bo każda optymalizacja na początku w kogoś uderza. Wiemy, że coś zmieni się u kolegi i nie chcemy mu tego robić, więc jej nie inicjujemy.”

A przecież właśnie firmy, w których są dobre relacje, współpraca, otwartość mają większe szanse na sukces projektów modernizacyjnych!

Z powodu tych społecznych obiekcji czasem lepiej jak projekt zmian przyniesie osoba z zewnątrz i ona weźmie na siebie ciężar wyrządzania przykrości naszym kolegom.

Również w Poznaniu zwróciliśmy uwagę, że im więcej procesów można zautomatyzować, tym mniej ludzi uczestniczących w tych procesach będzie miało poczucie sprawczości, będą z niej wykluczeni, co będzie skutkować frustracją oraz innymi konsekwencjami. Coraz mniej ludzi będzie rozumieć, o co w tych procesach chodzi, dlaczego on taki a nie inny jest. Będzie ginąć pamięć, o tym jak  w procesie się wykonuje różne czynności bez wspomagania automatem czy algorytmem, która to wiedza jest potrzebna i do dalszych udoskonaleń, i w sytuacjach awaryjnych, i podczas wdrażania nowej generacji rozwiązań automatyzujących.

Bartosz Radziszewski, autor i lider programu Digital Finance Excellence przypomniał w tym kontekście rolę właścicieli procesów. Właściciel procesu:

  • Zna przebieg procesu od początku do końca (End2End).
  • Wie jak proces powinien być poprawnie wykonany (SLA), aby uznać jego efekt za osiągnięty (KPI).
  • Przy zmieniających się warunkach realizacji procesu oraz danych wejściowych weryfikuje i dopuszcza lub blokuje zmiany przebiegu oraz sposobu realizacji procesu (Change Control Process) z wykorzystaniem narzędzi analitycznych (Business Process Analysis) ) i list kontrolnych.

Więcej o tej roli w jego tekście w serwisie DFE TUTAJ

Kolejne spotkanie na ten temat w Katowicach 9.02 godz. 9-11.

Priorytety automatyzacji 2023. Kompetencje i zadania w automatyzowanych procesach. Katowice