W środę 8.05 w Poznaniu zaczeliśmy w Klubie nowy projekt, w którym przeanalizujemy proces „Procure-to-Pay”- jaki jest w firmach – i podpowiemy, jak powinien przebiegać optymalnie.
Rozmowa w Poznaniu pozwoliła nam lepiej określić, jakie trudności w tym procesie chcemy wyeliminować i jakie korzyści osiągnąć. Przede wszystkim chcemy poprawić planowanie zapotrzebowania na gotówkę, zmniejszyć pracochłonność tego procesu, nadać mu bardziej biznesowy niż administracyjny sens, zlikwidować wielokrotne wracanie do tego samego dokumentu, a także fikcyjność wielu akceptacji.Wskazaliśmy też konieczność odzwierciedlenia – całego! – procesu zobowiązań w systemie informatycznym, co pozwala na uporządkowanie go od początku po kolejne etapy.
Mówiliśmy o budżetowaniu rocznym i jego korektach oraz powiązaniu go z procesem zobowiązań.
Ewelina Zaguła – Pikuła, CFO w IDEO, powiedziała najważniejszą rzecz: „Sprawność procesu zobowiązań zależy przede wszystkim od początkowego etapu tego procesu, na którym zapadają biznesowe decyzje menedżerów operacyjnych o zapotrzebowaniu, od sposobu ich podejmowania (istnienia polityki zakupowej, procesu budżetowania, itd) i ich odzwierciedlenia w systemie informatycznym jak najwcześniej. Jeśli ten etap jest uporządkowany, to dalsze etapu – w tym księgowy – są wtedy łatwiejsze do wystandaryzowania, wdrożenia automatyzacji, a więc zmniejszają pracochłonność całego procesu.”
Niebawem dalszy ciąg naszych prac. W tym projekcie szeroko korzystamy z wiedzy i doświadczenia firmy IDEO.