Chaos związany z wprowadzaniem Polskiego Ładu znają pewnie wszyscy dyrektorzy finansowi i podlegające im zespoły księgowych, kadrowych, innych specjalistów. Ale czy z ogromu pracy, odpowiedzialności i stresu, które na nich spadły, zdaje sobie sprawę ktokolwiek inny w firmie? Zapytaliśmy o zdanie uczestników Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog”. Tylko 11% uważa, że większość pracowników w firmie ma tę świadomość, natomiast 54% sądzi, że nikt w firmie nie zdaje sobie sprawy, co dla działów finansowych oznacza wdrażanie Polskiego Ładu. Tylko 28% wskazuje na zarząd jako w pełni zorientowanych. Nieliczni przypuszczają, że dział IT może wiedzieć.
W KDF Dialog – w niedzielę i poniedziałek – wymieniliśmy się naszymi opiniami i praktykami, jak postępować z naszymi zespołami w sytuacji takiego pośpiechu, napięcia i niepewności. Nasze rekomendacje.
- Okazanie pełnego zaufania zespołowi przez cały zarząd, najlepiej w sposób nieformalny, w bezpośrednich rozmowach.
- Publiczne – w komunikacji do wszystkich pracowników – docenienie przez zarząd pracowników działów księgowości, kadr i płac za wkład pracy przy tej konkretnej sprawie.
- Wzmocnienie poczucia bezpieczeństwa specjalistów finansowych:
– przypomnienie, że to zarząd ponosi odpowiedzialność za zobowiązania spółki
– ewentualnie rozszerzenie grupy osób objętych odpowiednią polisą ubezpieczeniową ze względu na pojawienie się nowych ryzyk
– zapewnienie że firma w żadnym wypadku nie wniesie roszczeń o działanie na niekorzyść spółki, jeśli pracownik dochowa należytej staranności wykonując swoje zadania.
4. Uspokajanie atmosfery poprzez przywołanie przykładów podobnie trudnych sytuacji z przeszłości (np. rozliczanie pakietów medycznych), z którymi poradzono sobie. Przypominanie, że wszystko można skorygować.
5. Zapewnienie przez zarząd, że dodatkowy wysiłek i czas zostanie sprawiedliwie wynagrodzony.
6. Zarząd może jasno dać do zrozumienia pracownikom firmy, że nawet w takiej niejednoznacznej sytuacji prawnej są możliwości, które pozwalają na późniejsze rozwiązanie problemu, a tymczasowo pozostawienie wypłat w wysokości jak wcześniej. Znaczenie ma finalna – do końca roku – interpretacja nowych przepisów, dzisiaj jeszcze nie sformułowana.
7. Warto, aby zarząd podpowiadał wiarygodne i merytoryczne źródła informacji, np. komentarze eksperckie, opinie stowarzyszeń, żeby pracownicy nie byli zdani jedynie na medialny szum, żeby umieli filtrować to, co do nich dociera.
Ważne, aby rozsądnie stosować różne środki, aby ich nadmiarowość nie wzbudziła jeszcze większych obaw i poczucia zagrożenia. Dotyczy to zwłaszcza kwestii ubezpieczenia. Z drugiej strony, trudne przepisy nie zwalniają nikogo z odpowiedzialności za rzetelne ich stosowanie. Należyta staranność obowiązuje – i chroni – zawsze.
Agnieszka M. Staroń, coach i trener współpracujący z KDF Dialog, zwraca uwagę, aby najpierw zapytać zainteresowanych, jak można im pomóc w niestandardowej sytuacji, jaką niewątpliwie mamy, zanim podejmie się jakieś działania. Zapewne oni wiedzą najlepiej, czego potrzebują.
Podpowiada także, aby tę sytuację wykorzystać do zwiększenia wiedzy wszystkich pracowników o charakterze pracy działów finansowych, wzmocnienia ich wizerunku. Generalnie ludzie mało interesują się, co robią inne działy, dopóki ich to osobiście nie dotyczy. A płace dotyczą wszystkich. Może jest to okazja do pokazania z jakimi problemami ciągle mierzą się księgowi czy kadrowi, np. zmienność prawa, odpowiedzialność finansowa, krótkie terminy wdrażania zmian.
Polecamy krótkie podsumowanie aktualnej sytuacji prawnej https://kdfdialog.org.pl/pierwsze-korekty-w-polskim-ladzie/